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關于做好2020屆畢業生檔案材料歸檔及轉寄工作的通知

發布者:信息管理員作者:發布時間:2020-06-28

各學院:

及時準確做好2020屆畢業生檔案轉遞工作,確保畢業生檔案安全、無誤到達寄往地,現就畢業生檔案的整理、檔案信息維護等相關工作通知如下:

一、畢業生檔案整理、封裝及排序

1、畢業生歸檔材料主要有:①高中學籍表;②高中體檢表;高校招生考生報名登記表;高中相關其他材料;身份證復印件;⑥大學階段學籍表每學年的獎懲及其相關材料(以學校下發的文件為依據)實習鑒定表高校畢業生登記表派遣報到通知單存根,即《報到證》“白聯”教師資格證?團員檔案材料等。請裝袋人和復查人對照檔案袋上的目錄逐項清點、核對歸檔材料,清楚登記每項材料的件數,材料請在目錄“0”

2、升學畢業生檔案的整理按照調檔函上的具體內容在核對表中填寫相關信息。并將調檔函復印件貼在畢業生檔案袋背面。

3、黨員檔案和團員檔案按照組織部和團委要求辦理, 請在畢業生檔案袋目錄欄填寫黨員檔案材料和標注團員檔案數量,獨立封裝后的黨員檔案袋或者團員檔案袋直接裝入畢業生檔案內(若因黨員檔案袋太厚無法裝入,請將同一檔案編號的畢業生檔案袋和黨員檔案袋用透明膠帶上下、整齊地固定在一起)。

4、請認真填寫聯系電話等封面信息,裝檔工作完成后,裝檔人、復查人簽名并密封。檔案袋完成密封后,在密封處加蓋學院公章。

5、檔案編號與排序

1)請在學工系統中查詢畢業生檔案編號,并抄寫在檔案袋相應位置。操作如下:登錄學工系統——檔案信息,檔號列即為檔案編號。

2)請輔導員將所帶專業班級根據檔案號,按檔案編號(非學號)從小到大的順序(小號在上、大號在下)進行排序整理。

、畢業生檔案郵寄信息維護

1、郵寄檔案包括已派遣(有派遣報到證)和升學的畢業生檔案。具體名單和檔案號已經發輔導員郵箱

2、檔案信息核對本次檔案郵寄信息核對主要是升學和依據就業協議書派遣的畢業生檔案(派回生源地的畢業生檔案郵寄地址由就業系統自動生成);考取碩士研究生的以《調檔函》為準;依據協議書派遣的以《就業協議書》為準,請各位輔導員及時查看核對。如果發現郵寄單位或地址錯誤,請填寫在核對名單表中備注欄中。(收件人姓名、收件人手機號碼或座機號碼,單位名稱,地址:省、市、區、路、號,寄達的城市,郵編等)請于7月10前發送至hl1035716206@hsu.edu.cn

3、已向輔導員提出改派申請的,并需要將檔案郵寄至新改派單位的,請改派后再進行檔案郵寄信息的更改。

三、檔案回收

1、請各畢業班輔導員準確核信息,確認交送檔案的畢業生名單與檔案袋份數一致。

 2、各學院做好檔案的核查、密封、排序后,于下表中安排的時間將畢業生檔案送到大學生事務中心

序號

學院

檔案移交時間

1

旅游學院

7月10號上午

2

機電學院、文學院

7月10日下午

3

生命與環境科學學院

7月13日上午

4

信息工程學院數學與統計學院

7月13日下午

5

經濟管理學院

7月14日上午

6

教育科學學院建筑工程學院

7月14日下午

7

藝術學院、體育學院

7月15日上午

8

化學化工學院、外國語學院

7月16日上午

9

文化與傳播學院

7月16日下午

  

3、檔案交接時,現場打印檔案名單,交接雙方清點確認并簽字,并辦理交接手續。

就業指導中心

2020年6月28日


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